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マインドマップで会議のルールをチェックしよう!

講師の安田裕美です。

 

皆さんはいつもどのような会議に出席されていますか?


そしてそれは「良い会議」でしょうか。「悪い会議」でしょうか。

 

「良い会議」とはどのようなものか定義することは難しいですが、
個人的には「ルール」が決められていて、守られている会議ではないかと思っています。

 

例えば、開始時間は守られていますか?


上司の方が遅れてきたり、準備がしっかりとできていなくて中座しなければならなかったり。


こういったことが続くと、会議の緊張感を保つことはできませんし、
考えるモードが途切れ、ダラダラとした会議になってしまいます。

 

また、前回の会議で決まったことを実行し、チェックする仕組みはできていますか?


決まったことを実行していない人がいたり、
そもそも決まったことさえ忘れていて「あ、そんなこと前回の会議で決めたな」なんて会議中に思い出していたり。


決めたことにさえ触れずにそのまま流れてしまう、なんてこともあるかもしれませんね。

 

当たり前のことですけれど、しっかりとルール化して実行し続けることは難しいものです。

 


今回は、会議のチェックポイントを5W1Hの視点を使ってマインドマップにまとめてみました。


ちなみにマインドマップは、フレームワークに縛られすぎないのが良い点でもあるので、
少し視点が違うものも、思いつくままに各ブランチ(枝)に記載されていますのでご了承ください。

 

個人的には、マーキングしている3つの視点が最も重要だと思っています。

 

1つ目は目的の明確化です(マインドマップの右上部分)。


この会議は何のために行うのか明確になっているか。そしてそれが参加者全員で共有化されているか。

 

2つ目はそのための事前準備(マインドマップの中央下部分)
会議の目的を達成するために必要な準備ができているか。そして、会議の時間が最大限に生かされる状況が作れているか。

 

3つ目は結論です(マインドマップの左下部分)
会議で決定したことが明確になっているか、そしてそれをいつまでに、どのように進めるのかが共有されているか。

 


このマインドマップを使って、ぜひ、自分たちが行っている会議についてチェックしてみていただけたらと思います。


少しずつでも改善につなげ、ルールを明確化していくことで、会議の生産性はきっと上がっていくはずです!

 

(講師: 安田 裕美)

 

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