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タスク管理とマインドマップ

タスク管理とマインドマップ

みなさまこんにちは、文房具大好きシステムエンジニアの大澤健広(おおさわたけひろ)です。

 

気づいたらもう3月も半ば、あっという間に今年度も終わり来年度が始まりますね。

 

年度末はとても忙しくなって、残業とかも増えてしまう方も多いのではないかと存じます。

 

忙しくなってくるとどうしてもタスク管理が辛くなってくるのではないでしょうか?

 

私も悩んでいたのですが、以下の方法を実践したら随分と楽になりましたのでシェアいたします。

 

少しでもお役に立てれば幸いです。

 

 

①カンバン方式のタスク管理ツールを使う

 

カンバン方式のタスク管理ツールとは、タスクをカードとして取り扱ってカードの状態を一覧で管理するものです。

 

レーン(横方向)にはタスクの状態を管理するステータスを設定して、該当するレーンにカード(タスク)を縦方向に並べていってタスクを管理します。

 

これにより、タスクの全量とそのステータスを俯瞰して見ることができます。

 

私の場合はレーンに以下のステータスを設定しています。

 

・INBOX(タスクとして発生した状態)

・WIP(Work In Progress 進行中)

・WAITING(外部要因で待ち状態)

・DONE(完了)

・PARKING(優先順位は低いけれどもいつかやりたいこと)

 

少なくともINBOX、WIP、DONEがあれば利用可能ですので、後は必要に応じて増やしていくというやり方が良いと思います。

 

見開きのノート(または持ち運びやすいホワイトボード)と付箋があれば手軽に始められますので試してみてください。

 

また、リモートワークでも利用できる有名なツールですと、Trello があります。

 

ご興味があれば調べてみてください。

 

②マインドマップを使う

 

①のカンバン方式のタスク管理ツールでは管理しきれないほど忙しくなるときには、私は一旦落ち着いてマインドマップをかくようにしています。

 

カンバン方式のタスク管理ツールはタスクの可視化は得意なのですが、洗い出しやタスクの関連を可視化するのはそれほど得意ではありません。

 

なのでそもそもの段取りがわからなかったり、タスクの全貌がわからないときにはマインドマップを利用すると大きな手助けになることが多いです。

 

そんなマインドマップを利用したToDoリストの管理術は以下の記事に詳細がございますので、ぜひ御覧ください。

 

↓↓↓記事はこちら↓↓↓

https://www.mindmap-school.jp/blog/to-do-list/

 

 

添付の画像は私が実際に作ったタスク管理のマインドマップです。

 

今回のケースだとタスクに抜け漏れが無いか検証できれば良いので、時間はかけずにA5サイズの紙でミニマインドマップを作っています。

 

タスクの完了が間に合うかを確認するための見積もり時間と、作成資料に漏れはないかを俯瞰して確認していますが、それでも15分程度あればサラっと整理ができるので不安なくタスクを進められます。

 

ご参考までに。

 

 

【今日の文房具ネタ】

 

バタフライボード ペーパージャケット

 

現在 MAKUAKE にてクラウドファンディングが行われているペーパーホルダーです。

 

私は紙で書くことが多いのでペーパーホルダーを愛用しており、キングジムのマグフラップを自宅用に、リヒトラブのクリップファイルを持ち運び用に利用しています。

 

今利用しているものに不便は感じていないのですが、今までにはない機構で紙を纏める面白そうな製品でしたので、今回は応援購入をしてみました。

 

私はちょっと出遅れたので、7月くらいに到着予定なので気長に待つことになりそうです。

 

本記事が公開された4時間後くらいには応援購入が締め切りされてしまうので、もし気になる方がいらっしゃればお早めに。

 

(執筆:大澤健広(おおさわたけひろ))

 

 

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